9 نصائح مهمة لعقد اجتماعات مثمرة وفعَّالة

إذا كنت أنت المسؤول عن إدارة الاجتماع فانتبه لأنه لا أحد يحب الاجتماعات إلا إذا كانت ذات هدف محدد وتحت السيطرة. مهمتك إذن هي الحفاظ على تركيز الاجتماع وجعله قيماً قدر الإمكان للحضور.

فيما يلي النصائح التسع لمساعدتك على عقد اجتماعات مثمرة وفعالة:

نصيحة 1 : ابدأ بتحديد الهدف

أولا فهم الغرض من الاجتماع. هل هو لشرح وضع ما طارئ في العمل؟ هل هو لاتخاذ قرار ما يتعلق بالعمل؟ هل هو لمجرد العصف الذهني؟ تأكد من أنك والحضور تعرفون النتيجة المرجوة من الاجتماع.

نصيحة 2 : التخطيط بحكمة واستخدام جدول الأعمال

للتأكد من حصولك على أقصى استفادة من اجتماعاتك، يجب عليك التخطيط لها بحكمة. يجب أن يكون لاجتماعك جدول أعمال يوضح تدفق المناقشة أثناء الاجتماع والتوقيتات وكيف ستصل إلى النتيجة المرجوة. يجب مشاركة هذا مسبقاً مع الحضور. هناك قول مأثور  “لا جدول أعمال.. لاحضور”

شاهدأيضا:

6 مهارات استثنائية تجعل منك موظفاً ناجحاً

أن تكون شخصاً ناجحاً في العمل يعني أن تكون قادراً على تحقيق أهدافك بسهولة، وأن تستطيع تحقيق التميز على كل من حولك، ولكي تحقّق هذا كله لا بد من أن يتوافر لديك بعض المهارات والخبرات الاستثنائية، فيما يلي سنعرفك على 6 مهارات استثنائية تجعل منك موظف ناجح.   التواصل الاجتماعي: التواصل مع الناس هو أحد…

لا يحتاج الاجتماع الذي يعقد بشكل دوري إلى جدول أعمال مخصص. فهم يستخدمون جدول أعمال “ثابت” يبقى إلى حد كبير نفس الشيء من أسبوع لآخر.

نصيحة 3 : افتتح واغلق بعناية

افتتح واغلق اجتماعاتك بعناية. عند افتتاح الاجتماع، حدد الغرض من الاجتماع وما تريد الخروج به منه ولماذا يكون مهمًا. هذا يحصل على اهتمامهم ويحدد المشهد. عند إغلاق الاجتماع، أخبر الحضور بما تم الاتفاق عليه / تحقيقه في الاجتماع والخطوات التالية للمضي قدمًا في تنفيذ ما اتفق عليه.

نصيحة 4 : التحكم في الاجتماع

يجب أن تكون لك السيطرة الكاملة على الاجتماع و لضمان ذلك ينبغي أن:

• أن يكون للاجتماع جدول الأعمال.
• أن لا تقضي الاجتماع في مناقشة بند واحد.
• أن لايهيمن شخص واحد على مجريات الاجتماع ومناقشاته.
• ضرورة إشراك الجميع في المناقشة حسب الحاجة.
• ارفع صوتك قليلا لإشعار الجميع بوجودك. والجأ إلى القفز من نقطة إلى أخرى في كثير من الأحيان عندما يتحدث الناس وقتا طويلا. كن مهذبا ولكن قويا. إذا أمكن، اطلب من شخص آخر تذكير الحضور بالوقت لكي يمنحك ذلك الفرصة لتسهيل الاجتماع ولإنهائه في الوقت المحدد.

نصيحة 5 : أوقف المناقشة

في كثير من الأحيان اثناء الاجتماعات، يمكن لبند واحد من جدول الأعمال أن يستهلك الكثير من وقت الاجتماع. إذا لم يكن البند مرتبطًا بأهداف الاجتماع المحددة ، فأخبر الحضور بإيقاف المناقشة والانتقال إلى البند الذي يليه. ﻗﻢ ﺑﺘﺴﺠﻴﻞ اﻟبند ﻋﻠﻰ السبورة أو ورقة أمامك لمعالجته بشكل منفصل ﻣﻊ أﻋﻀﺎء اﻟﻔﺮﻳﻖ اﻟﻤﻌﻨﻴﻴﻦ ﺑﻌﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع. هذا يحافظ على اجتماعاتك قصيرة ومركزة.

شاهد أيضا:

10 نصائح لرواد الأعمال للنجاح في العمل والحياة

تحقيق النجاح هو الحلم الرئيسي لكل رواد الأعمال. وليتمكن رائد الأعمال من الوصول إلى النجاح، عليه أن يبذل أقصي قدر ممكن من المجهود. فلا يوجد زر سحري لتحقيق النجاح، بل أثبتت تجارب الجميع من رواد الأعمال الناجحين أن العمل والتنظيم الفكري والجماعي هما العنصران الأساسيان للوصول إلى الهدف المبتغى. وفي هذا المقال نستعرض معاً 12 نصيحة تساعد رواد الأعمالالساعين…

نصيحة 6 : اجعلها قصيرة

اجعل اجتماعاتك قصيرة بحيث تبقى مركزة. ستجد في كثير من الأحيان أنه يمكن ضغط اجتماع لمدة 60 دقيقة بسهولة إلى 30 دقيقة. ثلاثون دقيقة تجعل الجميع يركزون. جربها. على مدار الفترة القادمة، لا تقم بتحديد وقت أي اجتماعات إلا لمدة 30 دقيقة. قد تتفاجأ بأنك لا يزال بإمكانك تحقيق أهداف الاجتماع خلال تلك المدة.

نصيحة 7 : اجعل أوراق الاجتماع قليلة ومركزة 

إن استلام جبل من الأوراق، المليئة بالكثير من الصفحات وبالكثير من التفاصيل هو أكبر سبب لإهدار الوقت للأشخاص الذين يحضرون الاجتماع. حاول إبقاء كل موضوع في صفحة واحدة كحد أقصى. فكر في إعطاء الناس قالبًا لاستخدامه أثناء الاجتماعات بحيث تسهل قراءته وفهم محتواه أثناء الاجتماع، مع إمكانية تلوين الأوراق التي تعطي انطباعا عن أهمية البند أو البنود الرئيسية لتتميز عن غيرها.

شاهد أيضا:

الأهداف الخمسة التي يسعى لتحقيقها أي مدير مشروع ناجح

هذه الأهداف عامة لجميع الصناعات وجميع أنواع المشاريع. بغض النظر عن مستوى خبرتك في إدارة المشاريع، قم بتحديد هذه الأهداف الخمسة لكل مشروع تديره. الهدف 1: الانتهاء في الوقت المحدد هذا هو الهدف الأقدم والأصعب في الأهداف التي سنناقشها، إنه أصعبها لأن المتتطلبات غالبا ماتتغير أثناء تنفيذ المشروع والجدول الزمني كان مثاليا عند وضعه للمرة…

نصيحة 8 : التأكد من أهمية الأشخاص المدعوين للحضور

لتخرج بأكبر فائدة من الاجتماعات لاتدعو لها إلا الأشخاص المعنيين والمؤثرين والذين يمكنهم تقرير أمر ما أو اتخاذ قرار مهم بشأنه أثناء الاجتماع وقد تكون هناك قرارات تتطلب وجود شخص ما أكبر من وقت لآخر.

تأكد من حضور الشخص الذي يمكنه اتخاذ القرار، وإلا سينتهي الاجتماع إلى لانتيجة ويولد إحباطا للحضور بدلا من دفع العمل.

نصيحة 9:  تأكد من أن بيئة الاجتماع مريحة

هل سبق لك أن ذهبت إلى اجتماع في حرارة الصيف حيث لا يوجد تكييف للهواء ولم تفكر حتى في أهمية وجود ماء بارد؟ لا يمكن عقد الاجتماعات الفعالة إلا إذا كان الأشخاص الذين يحضرون راضين عن بيئة الاجتماع.

ـــــــــــــــــــــــــــــ

إقرأ أيضا  ثلاث خطوات لإغلاق أي مشروع بشكل رسمي