لا ينتهي المشروع بمجرد تحقيق الغرض المنشأ من أجله. إن المصطلحات مثل “بدء” أو “تنفيذ” أو “تطبيق” هي مستندات دورة حياة المشروع. لا ينتهي المشروع رسميًا حتى يتم “إغلاق” إدارة المشروع. يتيح لك إغلاق المشروع ضمان إنجاز جميع الأعمال ووضع كل مكونات المشروع قيد التشغيل الآمن. إنها ببساطة طريقة تقفيل المشروع بشكل رسمي قبل أن تمشي.
ولكي نقول أن المشروع يمكن إغلاقه لابد من التحقق من كافة النقاط المحددة في العقد، بما في ذلك ما يلي.
القسم 1: التحقق من معايير الاكتمال
قبل اتخاذ إجراء لإغلاق المشروع، تحتاج إلى تحديد ما إذا كانت جميع معايير إغلاق المشروع قد تم استيفائها بالكامل. فمثلا:
- هل تم الانتهاء من جميع أهداف المشروع؟
- هل أسفر المشروع عن الفوائد المعلنة؟
- هل حصانا من المشروع على كل المخرجات؟
ستحتاج إلى إجراء مراجعة للمشروع لتحديد ما إذا كان قد تم استيفاء هذه المعايير.
شاهد
القسم 2: إغلاق النقاط المعلقة أو الملاحظات
إذا كنت واثقًا من أن المشروع قد استوفى جميع معايير الإنجاز، فإن الخطوة التالية هي حصر أي بنود معلقة. وعادة ما تكون هذه الأنشطة مدرجة على أنها غير مكتملة في الجدول الزمني أو كبنود لم تكتمل أو في قائمة الملاحظات على المشروع أو العناصر العامة التي تتطلب الاهتمام. بمجرد حصرك لهذه البنود، حدد الإجراءات اللازمة لحلها بالكامل وكذلك المسؤول عن ذلك.
منذ إعلان انتهاء المشروع، يتم عادة نقل هذه البنود المعلقة إلى إشراف إدارات التشغيل لمتابعة استكمالها.
شاهد الأهداف الخمسة التي يسعى لتحقيقها أي مدير مشروع ناجح
القسم 3: إجراءات الإغلاق الكاملة
بعد تحديد أن المشروع جاهز للإغلاق وإدراج البنود المعلقة والملاحظات، يمكنك الآن إكمال جميع الإجراءات اللازمة لإغلاق مشروعك. وتتضمن هذه الإجراءات:
- إصدار شهادات الاستلام وتقديم الملاحظات
- تجميع وتقديم كل وثائق المشروع
- إنهاء جميع عقود الموردين والمقاولين
- الاستغناء عن موظفي المشروع والمعدات والمواد
- تسليم المشروع للجهة المستفيدة.
بمجرد الانتهاء من الأقسام الثلاثة المذكورة أعلاه، تكون مستعدًا لإغلاق المشروع رسميًا.
ـــــــــــــــــــــ
إقرأ أيضا: الأهداف الخمسة التي يسعى لتحقيقها أي مدير مشروع ناجح
Tags: إدارة المشاريع إغلاق المشاريع مال وأعمال
